La réception de vos factures, en toute simplicité

… en 30 secondes chrono

Depuis la page d’accueil, l’onglet « Facture Fournisseur » vous permet de consulter l’ensemble des factures reçues. Avant de valider une facture, vérifiez son contenu.

Le nom du fournisseur et le montant de la facture s’affichent dans la liste. Cliquez sur « Traiter », puis sur « Approuver » si la facture est conforme.

Pour accéder à davantage d’options, double-cliquez sur la ligne de la facture concernée. Le détail des montants s’affiche à gauche et le PDF de la facture à droite.

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Nous vous conseillons de vous connecter à la plateforme une fois tous les 15 jours au lancement de la réforme puis de façon quasi quotidienne d’ici quelques mois lorsque vous recevrez l’ensemble de vos factures sur Effinum.

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La plateforme vous alerte lorsqu’un nouveau fournisseur vous adresse une facture pour la première fois.

Cela vous permet de vérifier que le numéro SIRET de la facture correspond bien au fournisseur auquel vous avez passé commande.

‼️Soyez vigilant lors de la validation d’un fournisseur pour la première fois :

Votre numéro de SIRET étant une information publique, n’importe qui peut potentiellement vous envoyer une facture via la plateforme, y compris une personne malveillante se faisant passer pour votre fournisseur.

Avant de valider un nouveau fournisseur, assurez-vous toujours de vérifier son identité et l’origine de la facture reçue.‼️

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Si vous refusez le fournisseur alors il sera présent dans l’onglet: Gestion des rôles→ Fournisseurs→ Etat : Désactivé

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Dès lors que vos factures sont réceptionnées sur la plateforme, il n’est plus nécessaire de les transmettre à votre comptable.

Si vous êtes 100 % digital et transmettez déjà vos pièces comptables au format numérique : il vous suffit de déposer dans CERFRANCE Connect les documents qui n’ont pas transité par la plateforme EFFINUM.

Si vous utilisez encore un classeur papier : vous devez uniquement transmettre les factures reçues par courrier ou par e-mail, ainsi que les tickets de caisse qui ne sont pas présent sur EFFINUM.

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Vous êtes 100% digital? Au lancement de la plateforme, il conviendra de vérifier que les factures qui n’ont pas été déposées au format numérique via le scan dans CERFRANCE sont bien reçues dans EFFINUM mais prochainement, les factures transmises via EFFINUM apparaîtront également dans votre espace CERFRANCE, avec une icône indiquant que la facture a déjà été reçue.

Les plateformes garantissent le stockage des factures pendant 10 ans, il n’est donc plus nécessaire de sauvegarder une version numérique de vos factures sur votre pc.

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1. Vérifiez dans l’onglet « factures fournisseurs » et filtrer par date & fournisseur-> un délai de réception de quelques minutes est généralement constaté entre deux plateformes.
2. Votre fournisseur vous a t-il envoyé la facture via un autre vecteur? par mail?
3. Avez-vous communiqué le numéro Siret de votre entreprise (le même que celui de la plateforme EFFINUM) à votre client?-> Sans numéro siret, aucune réception possible
4. Vérifiez que le fournisseur n’est pas désactivé par erreur dans la plateforme EFFINUM

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Deux cas sont possibles:

• Votre facture est prélevée par votre fournisseur?
  • Validez votre facture sur la plateforme afin d’informer votre fournisseur qu’elle est conforme. Lors du prélèvement, votre fournisseur indiquera que la facture a été réglée, ce qui mettra automatiquement à jour son statut..
• Votre facture est réglée par vos soins ?
  • Validez la facture sur la plateforme, puis effectuez le règlement par le moyen de votre choix (virement, chèque, etc.).
  • Dès que le paiement est engagé (virement programmé ou chèque envoyé), mettez à jour le statut de la facture en « Paiement transmis ».

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Pour le moment, vous devez régler votre facture avec le mode de paiement de votre choix en privilégiant le virement (+ rapide , + sécurisé, + plus facile à tracer)

Lorsque vous avez régler votre facture, vous devez mettre à jour le statut de paiement : C’est ici

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Si vous rejetez une facture reçue cela signifie que vous clôturez par la même occasion le statut de la facture → Aucune action n’est alors possible.

Si c’est une erreur de manipulation de votre part, alors vous devez contacter au plus vite votre fournisseur pour qu’il émette une nouvelle facture.

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La réforme concerne uniquement les factures entre professionnels en France. Vous continuerez à recevoir vos factures par mail pour les fournisseurs étrangers.